ビジネス相手の会社を訪問するときは、きちんとした手順を踏むようにして下さい。親しい相手であっても同様です。また、実際、会ったときには忙しい時間を割いてくれたことへのお礼を言うようにしましょう。

1　アポイントメント

1週間前までに訪問相手の了承を得ておきましょう。アポ取りでは、訪問の目的、希望の日、所要時間、名前、人数などを伝えます。日時を決めるときは、始終業時、ランチタイム、休日、週明けの初日、月末期末などの訪問は避けて下さい。また、先方の都合を優先させるようにします。訪問相手の地位が高ければ、秘書又は部下を通すこと。その場合、取り次いでくれた人の名前を聞き、メモするようにしましょう。

予定を変更したいときは、相手に迷惑がかからないように、早めに連絡して下さい。訪問の前日又は当日の朝には、確認の電話を入れます。


2　訪問

10分前までには着くようにして下さい。遅刻しそうであれば、約束の時間よりも前に電話連絡するように。過ぎてからだと意味がありません。また、弁解はせずに、ひたすら謝るようにしましょう。
受付についたら、会社名、名前を名乗り、次に訪問相手の部署、名前、約束の時間を伝えます。

応接室で相手を待つときは下座に座るようにして下さい。ドアに近い場所が下座になります。相手に上座を勧められた場合は、席を移ってもかまいません。


3　注意

挨拶は明るく、用件は簡潔に。そして、礼儀正しくふるまいましょう。脚を組んで話をするのは良くありません。